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【宝鸡市档案局】关于印发《数字化档案接收工作实施意见》的通知
时间:2016-10-12 09:24  来源:宝鸡市档案局   作者:佚名   点击:

宝档发〔2016〕85号
 

宝鸡市档案局
关于印发《数字化档案接收工作实施意见》的通知

 

市委和市级国家机关各部门,各人民团体,企事业单位:
  为了全面提高我市档案现代化管理水平,实现档案管理数字化、标准化和规范化,现将《宝鸡市档案局数字化档案接收工作实施意见》印发给你们,请认真贯彻落实。

宝鸡市档案局 
2016年10月9日

附件

宝鸡市档案局数字化档案接收工作实施意见
 

  为了全面提高我市档案现代化管理水平,确保在2020年前实现馆(室)藏档案数字化、电子档案规范化的目标任务,根据《中共宝鸡市委办公室、宝鸡市人民政府办公室关于推进数字档案馆(室)创建工作的实施意见》(宝办字﹝2016﹞71号)精神,现就市级机关、企事业单位档案室数字化档案接收工作,提出如下实施意见:
  一、目标任务
  根据市委、市政府办公室《关于推进数字档案馆(室)创建工作的实施意见》要求,对室藏纸质档案有计划地开展条目录入、全文扫描等数字化加工工作,逐步建立室藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库,力争在2020年前实现档案馆(室)纸质档案数字化、电子档案规范化的目标。
  二、接收范围
  市级各部门2007年以后形成的具有永久和30年保存价值的数字化档案;新列入接收范围的市属国有企业、事业单位2017年以后形成的具有永久和30年保存价值的数字化档案。
  三、接收办法
  (一)首批列入数字档案室创建的30个单位数字化档案的接收
  根据市委、市政府办公室《实施意见》提出的截止2020年市级各部门、各单位档案室中20%的单位应基本达到数字档案室建成标准的要求,全市共确定30个单位率先创建数字档案室,对室藏档案进行数字化加工。
  1.基础设施建设
  首批创建单位档案室首先应配备相应的基础设施,主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五部分。应结合工作需要,配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。
  2.数字化加工方式
  档案室在基础设施配置完善后,原则上自主开展档案数字化加工工作,档案数字化加工应严格按照《宝鸡市档案局纸质档案数字化加工标准》进行。
  基础设施配置已完善,但自主进行档案数字化加工仍有困难的,可借用市档案馆数字化加工场地和外包公司人员进行数字化加工。借用市档案馆场地和人员进行档案数字化加工的单位,安全保密协议由本单位和数字化加工公司自行签订,加工费用由本单位承担,数据检查和验收等均由本单位负责。
  3.数字化档案的移交
  从2017年起,30个首批创建单位在向市档案馆移交纸质档案的同时,必须移交数字化档案。2020年底前,所有首批创建数字档案室的单位,要全部完成本单位档案数字化加工工作,达到国家档案局关于数字档案室的标准和要求。
  (二)市级其他部门数字化档案的接收
  1.数字化加工方式
  除首批30个创建数字档案室的单位外,其余各市级部门的档案数字化工作,结合本单位情况有计划地实施。可自行进行档案数字化加工,也可借用市档案馆场地和外包公司人员进行数字化加工,工作中应严格按照《宝鸡市档案局纸质档案数字化加工标准》进行,借用市档案局场地和人员进行档案数字化加工的单位,安全保密协议由本单位和数字化加工公司自行签订,加工费用由本单位承担,数据检查和验收等均由本单位负责。
  2.数字化档案的移交
  从2017年起,在向市档案馆移交纸质档案的同时,根据本单位档案数字化进程,可同时移交数字化档案;从2021年起,在移交纸质档案的同时,必须移交数字化档案。
  (三)新列入接收范围的国有企业、事业单位数字化档案的接收
  根据《宝鸡市档案局(馆)关于全市新列入进馆范围单位档案管理与接收工作实施意见》要求,新列入接收范围的国有企业、事业单位应积极开展本单位的数字档案室创建工作,逐步建立案卷级、文件级目录数据库;部分有条件的单位,可根据实际情况,加大投入力度,加快档案数字化进程。从2017年起形成的档案,必须进行数字化加工,2027年起,在移交纸质档案的同时,必须移交数字化档案。
  四、几点要求
  (一)加强组织领导
  档案数字化工作,是数字档案馆(室)创建的重要基础,各单位要充分认识做好档案数字化加工的重要意义,切实加强组织领导,将其列入重要议事日程,争取经费支持,明确工作职责,落实专人负责,制定工作方案,认真组织实施,确保档案数字化加工和移交工作顺利进行。
  (二)搞好业务培训
  档案数字化加工是一项专业性较强的工作,为了切实做好此项工作,市档案局将在10月中旬对各单位档案员进行业务培训。各单位要进一步加强本单位档案人员队伍建设,通过外派学习等形式对相关人员进行专业知识培训,不断提高业务水平,以确保档案数字化加工质量和数字化成果顺利移交进馆。
  (三)强化检查督促
  档案数字化加工工作,时间紧、任务重、专业性强,各单位要进一步明确时间节点和工作任务。2020年底前,30个首批创建数字档案室的单位必须全部完成档案数字化加工工作,达到数字档案室标准和要求;其他单位如有达到标准要求的,也可提前向市档案局申报创建数字档案室。市档案局将加强对各单位数字档案室建设和档案数字化加工工作的业务指导,不断强化监督检查力度,并对数字化档案移交情况进行通报。
 

  
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