主办:宝鸡市档案局  地址:行政中心6号楼D座  办公室电话:0917-3261356  查档咨询电话:0917-3261355网站地图
通知公告: 更多公告
当前位置:主页 > 档案工作 > 重要文件 >
【宝鸡市档案局】关于2020年档案安全管理“双随机”抽查情况的通报
时间:2020-08-10 17:06  来源:宝鸡市档案局   作者:佚名   点击:
宝档发﹝2020﹞52号
 
宝鸡市档案局
关于2020年档案安全管理“双随机”抽查情况的通报
 
各县(区)委办公室、档案局(馆),市委和市级国家机关各部门、各人民团体:
  为了加强档案安全管理工作,完善档案安全保管条件,全面提升我市档案管理规范化、科学化水平,市档案局于6月28日—7月10日,采用“双随机”抽查的方式,对4个县(区)档案局(馆)、40个市级部门(单位)的档案安全管理工作进行了检查。现将抽查情况通报如下:
  一、基本情况
  6月中旬,市档案局下发了《关于开展2020年档案安全管理“双随机”抽查的通知》宝档发〔2020〕38号,要求各单位对档案安全管理工作认真开展自查,在自查的基础上,对陕西省档案管理双随机抽查摇号系统随机抽取的金台区、渭滨区、陈仓区、凤翔县等4个县(区)档案局(馆)、40个市级部门(单位)的档案安全管理工作进行抽查。从6月下旬开始,由市委办公室、市档案局领导带队,抽调市委办公室档案事业发展科、市档案局(馆)相关科室工作人员,组成两个检查组,重点围绕馆(室)档案安全管理、2019年文件材料归档工作、新冠肺炎疫情防控文件材料的收集管理和整理情况,采取听取汇报、现场查看、查阅资料的方式进行了检查。
  二、检查情况
  从抽查情况看,全市档案安全建设水平有所提升,2019年度文件材料归档工作进展顺利,新冠肺炎疫情防控文件材料收集整理有序推进,档案管理工作总体趋好。
  1.档案安全机制逐步健全。从检查情况看,各单位对档案安全工作都普遍比较重视,建立建全档案安全工作机构,明确分管领导和档案管理人员职责,按照“谁主管、谁负责,谁实施、谁担责”的原则,切实承担档案安全主体责任。市直机关工委在人事变动后,及时调整档案安全工作领导小组成员,将安全工作落在细节,落实在常态。市人大办、市审计局、市行政审批局、市市场监管局、市农业农村局、市公安局等单位将档案安全工作纳入年度目标考核,与单位其他重点工作同安排、同检查、同考核。
  2.档案安全意识逐步提升。各单位坚持把档案安全放在首位,牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,通过组织观看保密教育影片、开展消防知识培训、演练,机关干部的档案安全意识进一步提高。在档案管理和利用过程中,各单位都能正确处理档案管理、利用与保密、保护之间的关系,确保了档案实体与信息的安全。各县(区)档案局(馆)在做好日常和节假日、汛期档案安全工作的同时,强化指导检查,并结合档案安全“双随机”抽查,加强全域档案安全工作监管,从源头上确保了档案安全。
  3.档案安全管理逐步规范。从检查情况看,各单位都建立了档案立卷归档、安全保管、查阅利用、保密鉴定等相关管理制度,大多数市级部门(单位)坚持做好档案室查借阅登记和温湿度、安全检查记录,完善各类统计台账;市应急管理局、市住建局等单位制定和完善了档案安全应急预案,不断提高档案安全突发事件应急能力和水平,做到档案安全防患于未然。各县(区)档案局(馆)严格落实24小时领导带班、干部值班制度,坚持定期开展安全大检查,及时发现和处理问题,堵塞安全漏洞;建立档案安全责任制,签订档案安全目标责任书,切实落实档案安全主体责任和安全措施,进一步健全了“人防、物防、技防”三位一体的档案安全防范体系。
  4.档案收集整理有序开展。各单位普遍重视归档文件材料的收集整理工作,按照市档案局《关于做好2019年度文件材料归档工作的通知》(宝档发﹝2020﹞7号)要求,开展2019年度各门类文件材料的收集和整理。由于年初新冠肺炎疫情的影响,2019年文件归档较往年有所滞后,在检查中了解到,所有单位的归档文件都已收集齐全,开始进行整理。市纪委监委、市房屋征收管理中心、市民政局、市直机关工委、市发改委、宝鸡职业技术学院、市疾控中心、市烟草专卖局等单位已完成了整理归档,做到了疫情防控和业务工作两不误。
  5.疫情防控档案工作扎实有效。市档案局《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》下发后,各单位高度重视疫情防控资料的收集和整理,目前各抽检单位都开展了疫情防控文件材料的收集整理工作,其中市市场监管局、市商务局、市交通运输局等单位的资料收集齐全完整;市疾控中心将需归档的文件材料划归到相应科室和疫情防控工作组,分类开展收集,已按照《陕西省新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》要求,将疫情防控常态管理之前的应归档文件整理完毕;市公安局将疫情防控材料收集归档作为2020年档案工作重点任务,并开展现场培训,坚持跟踪指导,确保归档质量符合标准要求。
  6.档案安全建设不断加强。各县(区)档案局(馆)重视档案安全保管,积极争取档案安全保护经费,在档案馆普遍配备了报警、消防、门禁、监控等系统,购置了除湿机、温湿度仪、消毒机、防磁柜等设备。市网信办等单位在办公紧张的情况下,调整设置了档案室,配置了相应的档案柜(架)及“十防”设施设备,为档案安全管理提供了保障。各单位注重强化网络和信息安全管理,县(区)档案局(馆)对重要档案数据做到了异地异质备份,市级部门对档案数字化成果基本都做到了双备份,确保了档案信息的安全。
  三、存在问题
  从检查情况看,各县(区)档案局(馆)及市级部门(单位),在档案安全管理方面做了大量工作,档案安全管理水平有了一定提高,但也存在一些不足。具体表现在:
  1.档案管理人员业务水平有待提高。主要表现在:个别单位档案员变动频繁,档案工作缺乏传、帮、带;部分单位档案员档案业务不熟,档案整理不够规范。 
  2.档案保护措施不够完善。个别单位未设置专门的档案室;部分单位没有做到档案库房、办公、阅览三分开;一些单位档案室堆放杂物,卫生状况较差,无温湿度计,无防霉防虫药品,窗帘不符合防光要求,档案室未安装监控。
  3.档案收集整理工作有待加强。一些单位只注重纸质文件材料的收集整理,对照片、音视频、实物等特殊门类资料的收集整理重视不够,致使各门类档案分散在职能科室,未集中统一管理;部分单位在收集疫情防控文件资料时,只注重红头文件的收集,对本单位在疫情防控过程中产生的工作记录材料收集不全。
  四、几点要求
  1.提高档案安全意识。档案安全是档案工作的“生命线”,也是档案工作的底线。各县区、各部门要切实加强对档案安全工作的领导,牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,坚决克服松懈侥幸心理,采取有效措施,确保档案安全万无一失。
  2.强化档案安全保障。要切实加强对档案安全工作的领导,建立健全档案安全工作机构,制定安全责任清单,明确档案安全责任部门和责任人;进一步加大对档案安全基础设施建设的投入力度,努力改善档案保管保护条件,提高档案安全与管理水平;增强安全防范意识,完善档案安全应急预案,定期开展档案安全事故应急预案演练。
  3.规范档案收集整理。各部门(单位)在继续做好归档文件收集整理的同时,要重视照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理,做到门类齐全、应归尽归;新冠肺炎疫情防控成员单位要依据《陕西省新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》,尽快将疫情防控常态化管理之前的应归档文件整理完毕,做到专卷保管。
  4.加强档案信息安全。各县区、各部门要进一步强化网络和信息安全管理,开展档案信息数据异地异质备份;规范使用档案信息系统、服务器、终端软硬件,实行局域网与外部其他网络物理隔离;用于存储档案数据的移动介质(移动硬盘或u盘)必须做到专盘专用,以确保档案信息安全。
 
宝鸡市档案局
2020年7月31日
  


宝鸡档案政务微博
宝鸡档案微信公众号