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对档案检查中发现问题和解决措施的若干思考
时间:2015-04-22 14:37  来源:宝鸡市档案局   作者:张娅   点击:

【摘要】档案工作作为国家科学文化事业的重要组成部分,与其他各项事业紧密联系在一起,在互相促进、影响与作用中运动和发展。档案检查则是维护档案工作健康发展的重要手段,是巩固党和国家各项工作发展的基础,是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案检查,是不断提高人们的档案意识,加强档案法制化建设,防止档案违法行为的根本保证。本文通过对全市档案工作检查中存在的具体问题进行分析、归纳,提出相关对策。

【正文】
  档案工作检查是档案行政管理部门依法行政的一种有效手段和方法。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)颁布实施以来,档案检查工作初步走上了正轨,有力地促进了档案事业的发展。但是,目前档案检查工作还处于起步阶段,还存在着不少亟待解决的问题,需要档案工作者长期不懈地努力,才能真正达到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的依法治档的要求。
  一、档案工作检查中发现的主要问题 
  根据《档案法》,档案行政部门开展检查活动,对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用,全市档案工作取得了显著成绩,得到了长足发展。但随着社会改革的不断深化,近年来,在开展档案检查工作中,也发现了一些亟待解决的问题,以宝鸡市为例,每年档案行政管理部门对市级机关各部门的档案管理工作检查中发现的问题,主要表现在以下几个方面: 
  (一)档案工作法制化意识淡薄
  事业要发展,认识是关键。思想认识是档案工作有效落实的关键因素。近年来,我国档案法规体系日益完善,政府信息公开制度的实行与经济社会的发展,社会档案意识普遍增强,档案利用水平不断提高,利用领域不断拓展,档案工作出现了前所未有的新局面。但是,受传统思维定式的影响,与档案法制化水平发达的国家相比,我国现有的档案法律法规缺乏系统性和可操作性。在确定违法情节、裁定标准等的适用性上弹性较大,不易把握。全市档案工作法制化建设的步伐尚显滞后,档案法制意识仍显淡薄,存在着档案工作法制化建设尚未得到全社会的普遍重视、有关的档案工作法规制定与实施缺乏广泛社会基础、档案行政执法阻力较大等实际问题,个别部门领导档案意识不强,缺乏对档案工作“功在当代,利在千秋”的重要性认识,缺乏档案法制化意识和忧患意识,档案工作得不到重视,档案工作人员干劲不足,档案检查活动难以开展,档案检查的力度差强人意。一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制,没有建立档案管理的各项规章制度和明确分管档案工作的领导,甚至没有专职或兼职档案管理员,谁都可以随便直接利用档案,档案管理混乱。
  (二)档案工作基础建设有待加强
  “巧妇难为无米之炊”,加强基础建设是档案管理的物质基础。检查中发现,个别单位缺乏必要的档案设施:馆室建设不达标;“三铁一器”不健全;温湿度条件难保证;自动化管理不到位;管理部门和人员不落实;管理职责不清、奖惩不明;档案保管条件差,安全隐患多。一些单位、部门档案保管无专室,档案存在异地存放现象;保管条件与“十防”的要求相距甚远,严重威胁着档案的安全;相关领导对档案工作存有偏见,不愿意在档案工作方面投入,缺乏对档案工作的关心支持,大大地挫伤和打击了档案工作者的积极性,造成档案工作人员有消极心理,干劲不足,成为影响档案工作活力的重要因素。
  (三)档案业务基础有待进一步提高
  一是档案人员业务水平低,变换频繁,这是基层单位档案管理的普遍现象,也是制约和影响基层单位档案工作正常开展的直接因素。由于档案人员变换频繁,一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作,随意安排人员来应付工作,把档案管理岗位当作养老休闲的地方,许多档案工作人员没有经过岗前培训,没有业务基础知识,使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。大多数单位都是配备兼职档案员,这些兼职档案员在单位兼职事务太多,缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平低,加之他们的主要精力大都不在档案管理上,导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求,严重影响了档案管理和工作正常开展。二是不按规定归档和移交档案。按规定,各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕;对国家规定的应立卷归档资料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理;各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后,定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交,实行集中统一管理。而个别单位公然违反《档案法》,应归档的档案资料不及时整理归档,直到档案行政部门下达整改通知书,仍然敷衍了事,致使档案长时间没有得到可靠、完善的管理,档案在数量和质量上难以得到保证。
  (四)档案工作监督指导不力
  首先检查监督机制不完善,是影响档案业务建设和执法不力的主要因素。从近年档案行政执法检查来看,如果档案工作监督指导不力,那么档案业务建设将很难开展。其次执法落实不到位,尤其是对于档案业务建设中存在的问题,即使已在检查中明确指出并下发整改通知书,但由于档案行政部门人员少,过后无人抓监督、抓落实,也就无法追究责任。档案部门监督力度不够,有指导、无监督,有检查、无落实,有始无终、虎头蛇尾。第三档案行政执法监督机制不够完善,各项规章制度没有很好实施,使得在档案行政执法检查中,执法人员只能是看在眼里,明白在心里,监督整改措施不了了之,最终仍然未能督促受检单位如期整改,直接影响档案法制建设的前进步伐。 
  二、解决档案检查中发现问题的办法
  (一)提高认识,加强领导,积极推动档案法制化进程
  档案工作在国民经济发展、文化创新、科技进步等方面具有积极的影响作用。因此,必须从领导层开始重视档案工作,重视档案工作法制化建设,为档案工作的深入、全面发展奠定良好的法制环境。各部门、单位要切实加强组织领导,真正把档案管理工作列入重要议事日程,抓紧抓好档案管理工作,配备好工作能力强,业务技术精的专(兼)职档案管理工作人员。档案行政管理部门必须从促进档案事业发展的高度,采取有效措施整章建制,并通过行使法律手段强化档案工作法制化建设。依法管理档案工作是档案事业所遵循的根本原则,要求一切档案行政活动都必须具有法律依据,并接受法律的监督。尤其在当今社会,档案工作实践存在着一些与档案法律法规不相适应的现象或问题,都需要我们在今后的实践中认真地加以解决,以切实保障档案工作始终沿着法制化的轨道健康运行。 
  (二)强化宣传,形成良好的法律意识
  档案部门有义务向公民、法人和其他社会组织宣传档案法律法规,使公民、法人与其他社会组织知晓档案法律法规的内容,进而形成主动守法的长效机制,使档案法律法规深入人心,自觉地运用档案法律法规维护自身的合法权益。要努力使社会公众了解档案工作法制化建设工作的进程,为依法管理档案事业奠定良好的群众基础。采取多种形式宣传档案工作法制化建设成就,如举办档案陈列展览、档案法制知识竞赛、档案法制宣传咨询活动等,面向社会广泛开展群众性教育,从提高社会档案法制意识入手,强化档案工作法制化建设。 
  (三)履行职责,保障档案法律法规得到严格遵守
  履行档案行政监督职能是档案工作法制化的重要环节,也是各级档案行政管理部门及人员执行、遵守、维护档案法律法规的基本职责。就档案行政立法来说,没有法制监督,就难以保证档案行政管理法规与国家法律的一致性;就档案行政执法来说,没有法制监督,就难以保证严格依法办事,档案法律法规就可能在执行中发生偏离,甚至发生背离档案法律法规的问题;就档案行政司法来说,没有法制监督,就难以保证档案行政违法案件得到合法公正的处理;就档案行政管理人员来说,没有法律监督,就难于发现和纠正违法行为,难以保证档案法律法规始终得到严格遵守。档案行政管理部门既要依法履行法律赋予的权力,又必须自觉地接受社会各方面的监督。只有这样,才能保证档案行政权力的行使不逾越法律。
  (四)切实加强档案基础业务建设,确保档案管理水平得到有效提升
  在人力、财力、物力上加大对档案工作投入,是保障档案工作正常进行的必要条件。如:档案馆室建设要达标,保管、检索、阅览、办公场所配置齐全;管理条件有保障,“十防”等安全防护措施及温湿度等保管条件配套完整;计算机自动化管理与检索要到位;管理部门和人员要明确职责,提高素质。通过举办培训班或外出进修等办法,大力培养责任心强的专业人才;加大奖惩力度,提高档案工作人员待遇,充分调动他们的工作积极性、主动性和创造性;加强档案信息化建设,充分利用计算机、网络技术,提高信息化程度,完备检索途径,及时全面掌握各种法制信息。尽快提升档案管理现代化水平,方便查阅利用。
  (五)建章立制,打造一支合格的档案行政执法队伍
  要建设一支高素质的档案行政执法队伍,首先使他们掌握档案法律专业知识,在此基础上,档案法制工作人员的素质要进一步提高,对档案的基本法律、法规要相当熟悉,而且要能吃透其精神,把握精髓,深刻理解,这样才能从法制的一致性角度来审视各种相关规章、规范。做到公正、严明地执法,牢固树立法律意识和法制观念,增强行政执法的自觉性。同时,提高档案工作人员的责任意识与忧患意识,进而为强化档案工作法制化建设创造良好的人力保障。
  档案执法检查是实现依法治档的一项系统工程,为了保障档案事业的健康发展,有效维护党和国家的历史真实记录,需要我们广大档案工作者不断地总结经验,开拓创新,把依法治档工作不断推向前进,努力开创档案管理工作的新局面。

  (本文由宝鸡市档案局整理,版权归作者所有,转载请注明出处和作者)

 

  
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