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新时期创新档案局馆声像档案工作的思考
时间:2015-04-22 14:39  来源:宝鸡市档案局   作者:常勇   点击:

  记录和保存历史是档案工作者自古以来的神圣职责和传统,古代兰台史官集记注和典守两项职责与一身,记录历史与保存历史在本质上是一致的,记录历史的目的就是为了更主动、更完整、更真实的保存历史。
  随着社会的进步和科学技术的发展,档案工作者记录历史的方式也从最早的结绳记事、秉笔直书的单纯方式,演变为采用录音、摄影、摄像等多种全新记录技术在内的综合记录方式。新的记录方式大大提高了历史记录的准确性、实时性和丰满度,这种由新的记录方式产生的声像档案,区别于传统纸笔记录形式的档案,成为档案家族中越来越重要的成员。
  一、声像档案工作的现状及存在的问题
  各级国家综合档案馆是永久保存档案并向社会提供档案利用服务的基地,但笔者经过相关调查发现,由于各种历史原因,目前各地地市以下档案馆馆藏声像档案却相对匮乏,声像档案的形成和管理处于各立档单位自行分散保管和利用的状态,严重制约了声像档案的规范管理和有效利用,主要存在如下问题:
  1、声像档案没有集中统一管理
  据了解,各地立档单位对声像档案管理主要存在如下三种形式,一是档案室统一管理,各科室声像档案随时形成随时移交到档案室;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保管。其中以第三种形式为最多。由于多年沿袭下来的声像档案分散保管,使得立档单位的档案全宗在向档案局馆移交时往往大多只有文书档案而缺乏声像档案,档案馆的声像档案缺乏来源。
  2、档案意识不强,声像档案采集和归档不够及时和完整
  声像档案作为一种比文字档案更丰富和立体的历史记录方式,具有无可比拟的优势,但声像档案的采集需要一定的专业技术设备,还需要掌握一定摄录技术的专业人员,而由于历史原因,很多的档案工作者缺乏这样意识,更囿于知识技能限制,无法采用声像方式记录历史,另外声像档案有较强的实效性和特殊的归档要求,而如果按照传统纸质档案的归档和管理方法,势必造成声像档案不够齐全,甚至影响到声像档案价值的发挥。
  3、保管条件差,声像档案难以长久保存
  声像档案的保管环境比纸质档案要求更严格,但调查发现,只有少数单位购置了专门存放声像档案的装具或专柜,大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存,不具备恒温恒湿防磁等保管条件,极易造成声像档案信息丢失无法读取,部分单位的照片已经出现变黄褪色、底片粘连变质、磁带受损等等问题。
  4、重大活动声像档案采集与管理疏于控制
  各地组织的重大活动、重大自然灾害、重大突发事件及重点工程项目、上级领导人视察、外宾来访、召开重要会议等等虽然都有相关部门进行一定的拍摄或者报道,但因为多部门分别采集,声像档案归属不一,分散管理,无法从一个部门获得所有关于一个城市或地区的各方面声像档案准确情况,利用声像档案非常困难。档案局馆作为档案的专业保管机构,有责任协调和规范声像档案的采集与流向,保证声像档案资源的采集完整系统和方便利用。
  二、发达地区声像档案工作开展情况
  1、深圳市档案局声像档案工作在档案系统全国闻名。1999年3月,深圳市档案局馆起草了《关于加强我市荣誉档案,声像档案管理的意见》。市委、市政府对此非常重视,市委办公厅和市政府办公厅很快向全市批转了全文,文中明确要求:“为了确保我市重大接待活动的照片齐全完整,今后凡有市委、市人大、市政府、市政协领导参加的一级外事接待、二级以上内事接待,由接待承办单位通知市档案馆派出专人进行摄影。”从此,深圳市档案局馆的声像档案工作与全市的工作大局紧密联系在一起,做到市委、市政府的中心工作开展到哪里,声像档案工作就延伸到哪里,服务就跟进到哪里。2000年3月,经深圳市编制办批复同意,深圳市档案局馆成立了深圳市档案管理技术中心,统一负责全市重要政务活动、外事接待和重大突发事件的照片拍摄及声像档案的管理和利用工作。声像档案工作的全面开展,使各级领导和有关部门对档案工作有了进一步的了解和认识,并对档案工作给予大力支持。2001年12月,在全市机构改革中,市编办批准市档案局馆增设声像与技术管理处,2004年又更名为信息技术处,职能进一步扩大,除了信息技术工作外,负责全市重要会议、重要接待、重大活动、重大自然灾害和重大突发事件以及重点工程项目建设声像档案的形成与管理。
  目前,深圳市档案局馆已拥有15名声像档案专业工作人员和近300万元的声像设备,并配备有专用车辆,每年形成10000多张照片和一批录音、录像档案归档。仅2003年,深圳市档案局馆的声像档案工作人员就外出拍摄710次,其中,随行拍摄了胡锦涛、温家宝、曾庆红、李长春等26位现任和退下来的党和国家领导人来深视察、指导工作,爱尔兰总统马丽.麦卡利斯等4位外国总统访问深圳,十一世班婵额尔德尼.确吉杰布、董建华等深圳参观考察,以及“两会”、第五届高交会、第六次高级顾问会议、深港西部通道开工建设等情况。深圳市档案局馆的工作人员还走出深圳、走出国门,随市领导率领的代表团到一些省市和香港、澳门、欧洲、南美洲、澳洲出访。
  深圳市档案局馆通过创新声像档案工作机制,为深圳留下了一份完整的历史记录,为领导决策、机关工作和社会各界利用声像档案奠定了良好的基础。在记录历史、保存历史的同时,深圳市档案局馆非常重视声像档案资源的利用工作,一是通过“市领导办公决策信息服务系统”,在第一时间将重要照片上传给各位市领导,仅2003年,深圳市档案局就通过“市领导办公决策系统”给市领导上传了1230张照片,市领导可以及时、形象、直观地了解本市刚刚召开的重大会议、开展的重大活动、发生的重大自然灾害和突发事件以及重点工程建设的情况,有助于领导及时做出科学的决策;二是通过制作相册、相框等形式及时向各级领导、有关人士和外国赠送照片;三是向各部门和社会各界及时提供照片档案服务。2000年,深圳举办经济特区建立20周年成就展,市档案局馆被指定为这次展览照片的主要提供单位之一,为展览的顺利开幕做出了贡献;2002年,与市外事办、市博物馆联合举办“世界名人眼中的深圳”图片展,吸引了大批国内外观众;2003年,与市建设投资控股公司联合举办“基建工程兵转业建设深圳20周年图片展”,并走进社区,引起广大市民的广泛共鸣。几年来,深圳市档案局馆还一直是《深圳年鉴》、《广东年鉴》(深圳部分)图片的主要提供单位。
  2、山东省日照市档案局馆声像档案工作有声有色,风生水起。日照市委、市政府始终高度重视档案工作。市档案事业发展“十一五”规划列入了日照市国民经济和社会事业发展“十一五”专项规划,由市政府发布实施。2006年,市委书记李兆前亲自批示由市档案馆参与全市重大活动拍摄工作。市长杨军主持召开市长办公会,专题研究解决档案馆建设问题。副市长徐清多次听取市档案局承担的国家档案局科技项目课题工作进展汇报,解决有关问题。
  3、为了贯彻落实国家《珠江三角洲地区改革发展规划纲要》,用视频档案这一鲜活的形式记录广东各地落实纲要的历史,总结部分市档案部门开展视频采集工作的经验,2010年8月27-28日,广东省档案局在广州召开视频采集工作座谈会。全省各地声像档案部门要相互学习,也可以走出去学习;要为贯彻落实《珠江三角洲地区改革发展规划纲要》和省委省政府的中心工作服好务,把反映当地党和政府重大政务活动的视频信息采集好、保存好、利用好。他还指出,视频采集工作具有重大的现实意义和深远的历史意义,省档案局将推动全省其他地级以上市档案部门把视频采集工作开展起来,使广东声像档案这块名片更具档案的内涵和特色。
  三、建议
  借鉴先进地区档案局馆工作经验,笔者提出如下设想:创新声像档案工作机制,各地由档案局馆直接参与重大活动、重大自然灾害、重大项目工程、重大社会事件及重要会议及外事接待的拍摄,系统采集和科学管理本地区声像档案,并由档案馆向党和政府决策及社会各界提供便捷的声像档案服务。档案工作者从幕后走到前台,参与要务摄录,可以充分展示档案人的形象,以实际行动,宣传档案工作,可以有效地提高社会档案意识尤其是领导的档案意识,进一步扩大档案工作的影响力。

【参考文献】
  1、《深圳市档案局馆创新声像档案服务机制的做法与思考》,黄俊琳
  2、《梁作芹同志在全市档案工作会议上的讲话》,日照档案信息网

  (本文由宝鸡市档案局整理,版权归作者所有,转载请注明出处和作者)

 

  
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