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初探档案的计算机管理
时间:2015-04-22 14:40  来源:宝鸡市园林环卫管理局   作者:何丹玲   点击:

  档案计算机管理是档案工作现代化的重要任务和核心技术。计算机作为现代信息处理技术的产物,它的优势在于高速处理信息的能力。运用计算机科学地管理档案,无疑会改变传统的档案管理模式和方法,极大的提高档案管理系统的工作效率,促进档案管理的规范化、科学化。同时,社会事业的发展和经济建设的需求,必然促进档案管理水平的不断提高,传统的档案管理思维和繁琐的手工操作方式在一定程度上已制约了档案的利用,不能适应现代发展的客观需要。随着时代的创新:即管理创新、技术创新、市场创新和服务创新。而管理创新是局属单位创新的核心,计算机管理作为局属单位创新的管理方式之一,只有在档案管理中发挥计算机的潜能作用,才能适应档案管理现代化的需要,使档案信息资源得到充分的开发利用,更好地服务于社会,服务于各基层部门。因此,档案的计算机管理已势在必行。

  一、计算机管理科技档案的重要性
  中华人民共和国《档案法》第三章规定:档案管理应“采用先进技术,实现档案管理现代化。”这一规定为加速实现档案管理现代化提出了法律要求。档案管理工作是一项重要的信息资源管理工作,随着市场经济的迅速发展,人们对信息工作提出的要求越来越高,传统的档案管理已不能够适用市场经济发展对档案工作提出的新的要求,加强档案的硬件建设,提高管理人员的素质必不可少,进一步提高档案管理,服务于经济建设的需求,服务于社会事业的发展已势在必行。档案管理工作是局属单位管理的一项技术基础工作。计算机管理档案是局属单位管理现代化的核心技术和重要内容,在当今信息高速发展的时代,计算机作为现代信息技术的产物,为局属单位档案管理现代化提供了一个新的机遇。采用计算机管理档案起点高、功能多,调档速度快,存档体积小,更改方便,成本低,效率高,是一种现代化管理档案的好方法。现代化的档案管理能够使档案信息得到更好的存储,而且可靠性高,寿命长,并具有运用灵活、实用性强、标准规范、安全可靠的特点。使档案资源充分开发利用,为局属部门和基层单位经营决策提供可靠的依据,为加速工作进展提供了保证条件。运用计算机管理档案,可以成倍提高工作效率,使档案信息迅速转化为生产力,创造更大的经济效益和社会效益,服务于社会,服务于民生,充分体现了档案信息在工作中发挥的不可估量的效应。同时还可以提高人们对档案工作的认识,改变档案管理的社会地位,提高档案工作的管理水平和工作效率,促进档案事业为经济建设,社会事业发展做出贡献。
  二、计算机管理科技档案的必要性
  随着我国现代化建设事业的发展和科学技术的迅速发展,相关部门的科研、生产、经营也随着快速发展,档案馆藏的种类也频频增多,表现出其数量大、门类广、内容多、递增快,成为档案管理的新特点、新问题。由于各类人员对档案信息的利用越来越频繁、广泛和迫切,出现了档案查找困难多,速度慢、准确率低,因而使档案资源不能充分开发利用。仅靠传统的思维方式和手工检索方法去管理、利用档案已不能满足当前科技创新的要求,从而影响了档案利用开发,降低了档案利用效果。这充分证明科学技术的发展必将推动着档案工作向现代化迈进。运用计算机科学地管理科技档案,无疑会改变传统的档案管理模式和方法,极大地提高档案管理系统的工作效率,促进档案管理的规范化,科学化。综述所知,计算机管理档案已成为当代经济建设中创新的必要管理方式。
  三、计算机管理档案的可行性
  运用计算机管理档案具有起点高、功能强;运用灵活、实用性强;标准规范、管理系统;措施严密、安全可靠等优点。采用计算机管理调档速度快,存档体积小,更改方便,成本低,效率高,使档案的管理行之有效,提高了档案管理的质量,是一种现代化管理档案的可行手段。由于计算机能长时间大量储存信息,还可以通过计算机网络向各部门提供信息,实现网络条件下的计算机协同工作。进一步发挥好档案的优势,壮大局属单位和基层单位档案的实力,扩大档案信息资源,有利于档案事业的可持续发展。
  四、计算机管理档案的优越性
  档案是局属单位和基层单位实力的体现,是局属单位和基层单位乃至社会的宝贵财富,在当今的信息时代,计算机作为现代档案的技术产物,其优势在于能够大量存储档案资源,高速处理档案信息,成倍提高工作效率,充分地开发利用档案。
  目前,有许多部门在档案原始资料中文字表格编写、信息资料存储等已大量采用计算机进行辅助应用。因此,相应的档案管理也采用了计算机管理方式,为档案的管理和开发利用提供了方便,充分说明了计算机管理档案的优越性及先进性。
  近几年来,我们用计算机进行档案管理偿到了不少甜头,深深体会到使用计算机进行档案管理具有以下优越性:
  第一、从档案保护的角度出发,使用计算机管理档案安全可靠,可以防止人为损毁,避免虫蛀、鼠咬,减少自然破坏,从而更有效地保护档案,延长档案的寿命,保证档案安全地开发利用。
  第二、使用计算机管理档案,能够使档案检索向科学化发展,由于计算机具有安全可靠,管理规范,存取方便等优点,并可以用光盘、移动硬盘等进行文件、资料、文字表格编写的存储、缩小信息资料、数据资料的存储空间,节约人力、物力和财力。能够高效优质地提供档案,提高档案的查全率、查准率,使档案资源得到科学地开发利用。
  第三、采用计算机管理档案,利用计算机管理档案软件,可以方便地进行档案的检索,可以按各种要求进行分类检索和管理,使档案应用方便,这不仅方便于利用,而且更方便于管理。
  第四、采用计算机管理档案的现代化管理方法,可以实现局属单位和基层单位档案的集中统一管理,又能满足各类人员查询档案信息,也有利于领导及时了解信息,查询资料,为经营决策提供充分可靠的依据。
  第五、通过计算机管理档案,提高了档案管理人员的素质,充分发挥档案人员的积极作用,实现局属单位与基层单位档案的联网,使局属单位和基层单位的档案人员可通过网络共享档案库,实现网络条件下计算机协同工作。
  由此可见,采用现代化计算机管理方法管理档案,使档案管理自动化,能有效地开发信息资源,做好档案保护工作,搞好档案的开发利用,实现档案资源开发与共享。档案事业的生命力在于开发利用,我们既要做好基础管理工作,又要掌握计算机管理档案的现代化管理方法,使档案的开发利用更好地服务于经济建设,服务于社会事业的发展,服务于民生,服务于长远的需要,真正体现档案的价值,推动“十二五”期间档案事业又快又好的发展。

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